+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как правильно писать в трудовой книжке?

Содержание

Правила заполнения трудовой книжки

Как правильно писать в трудовой книжке?

Заполнение трудовых книжек в 2019 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко написанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся.

Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами.

На всякий случай напомним, какие документы работник должен вам предоставить при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая не указана в списке, хоть это и обязательный документ, но мы про него и пишем. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. Здесь нужно сказать пару слов.

В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников будет возложена ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (подробнее см. пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Кто это будет — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек был назначен приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним.

Еще нюанс: целесообразнее назначить двух работников на это направление, потому что если работник один, он может и заболеть и в отпуск уйти, а второй как раз его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном для этого месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года выглядит так:

А как же быть в ситуациях, когда работник меняет свои персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице мы аккуратно зачеркиваем (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой аккуратно пишем новые сведения.

Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в данном случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

  • наименование компании;
  • число, месяц, год внесения записей;
  • сам факт приема на работу;
  • передвижения по должностям;
  • переводы (на постоянной основе);
  • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  • причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.

, при увольнении записи вносятся, как правило, в последний рабочий день, см. пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил).

Каждой записи соответствует свой порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Правила заполнения трудовой книжки (2019)

Порядок внесения информации в этот раздел следующий:

  1. В графу «Сведения о работе» (по сути она третья) вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (согласно приказу или фактическому допуску к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в данном случае, можно посмотреть ниже.

Как внести запись об увольнении

Согласно приказу нанимателя, в трудовую вносится запись (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по данному основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то ссылка на статью поменяется, запись будет следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть).

В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными.

После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

Профессиональные заслуги сотрудника, награды и поощрения за хороший труд также вносятся в трудовую книжку (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки можно посмотреть выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225. Выглядит он вот так:

Из важного, что надо знать про вкладыш:

  • он должен быть вшит (прямо нитками, каким образом — неважно, важно чтобы был прикреплен);
  • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  • все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, образец, как заполнить трудовую книжку РК (2019), можно смотреть в нашем тексте.

Источник: https://clubtk.ru/pravila-zapolneniya-trudovoy-knizhki

Трудовая книжка

Как правильно писать в трудовой книжке?
Энциклопедия МИП » Трудовые споры » Трудовой договор » Трудовая книжка

Многие недооценивают важность этого документа, а между тем он также ценен как, например, паспорт и без трудовой книжки порой бывает просто невозможно устроиться на хорошее место работы.

В нашем государстве любой гражданин, достигший возраста 14-ти лет, может начать официальную трудовую деятельность. И с этого момента у него появляется такой официальный персональный документ как трудовая книжка. В ней фиксируется вся «трудовая биография» человека.

Многие недооценивают важность этого документа, а между тем он также ценен как, например, паспорт и без трудовой книжки порой бывает просто невозможно устроиться на хорошее место работы.

Сама книжка представляет собой брошюру-бланк установленного образца и для того, чтобы содержащаяся в ней информация имела юридическую силу, она должна быть оформлена должным образом.

Как оформляются и ведутся трудовые книжки

Трудовая книжка может быть оформлена только в организации, индивидуальные предприниматели сами о себе делать в ней какие-либо записи не могут, но им позволено вносить данные о лице, работающем у них по трудовому договору.

Бланк трудовой книжки находится в свободной продаже, но чаще ее выдают на первом месте работы после оформления трудового договора. Работодатель обязан оформить этот документ уже спустя 5 дней с момента начала трудовой деятельности лица.

Каждая запись должна быть внесена только на основании соответствующего приказа и не позднее семи дней от даты его подписания.

Все записи делает уполномоченное лицо, закрепленное приказом и после совершения очередной отметки с книжкой должны ознакомить сотрудника – владельца трудовой книжки.

По общим правилам, все записи вносятся на русском языке, ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения не допускаются. Более подробно правила ведения трудовых книжек изложены в специальной Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69.

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка имеет следующую структуру:

  • обложка с надписью «Трудовая книжка».
  • Титульный лист, где отражены персональные сведения владельца, а также указаны индивидуальные серия и номер документа.
  • Два раздела – «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Первый раздел содержат графы: номер по порядку, дата внесения записи, данные о приеме на работу, сведения о квалификации, данные об увольнении с указанием причин. Указываются и документы, на основании которых вносятся соответствующие записи.

Недействительность записи в трудовой книжке

В любом документе могут быть ошибки. Случаются они и при внесении записи в трудовую книжку. Если запись неточна или неправильна, просто зачеркнуть ее нельзя, а необходимо признать недействительной и для этого существует определенная процедура.

После последней отметки в трудовой книжке, под следующим порядковым номером и с указанием даты, в третьей графе, вносятся сведения о том, что запись под таким-то номером недействительна.

После этой фразы записываются сведения в правильной формулировке, а в четвертой графе – номер приказа или распоряжения, на основании которого была внесена правильная запись.

Такие изменения могут быть внесены как по месту работы, где была произведена ошибочная запись, так и работодателем на новом месте, но при предоставлении официального документа от нанимателя, допустившего неточность.

Как заполняются сведения о работнике

На титульном листе заполняются такие личные данные работника как фамилия, имя отчество, дата рождения, которые записываются только с предъявленного паспорта и указываются полностью, без сокращений. Кроме того, на основании документа из образовательного учреждения в трудовую книжку вносятся сведения об образовании и специальности работника.

В том числе допустимо внесение сведений о неоконченном образовании соответствующего уровня.

Сделать это можно после предъявления соответствующих документов (например, справки из ВУЗа или студенческого билета).

Также необходимо отразить такие сведения о трудовой деятельности работника, как о приеме его на службу, переводе, присвоении квалификации, увольнении, получении еще одной профессии, службе в армии, прохождении курсов, работе по совместительству.

После записи основной информации, в нижней части страницы владелец трудовой книжки ставит свою подпись. Аналогичные действия проделывает лицо, заполняющее документ, скрепив свою подпись печатью.

Порядок изменения записи в трудовой книжке

Если необходимо изменить анкетные данные работника, то делается это согласно вышеназванной Инструкции, следующим образом.

Запись должна быть аккуратно зачеркнута одной чертой и поверх нее либо снизу, где позволяет свободное место, записываются новые данные.

При этом на внутренней стороне обложки книжки в обязательном порядке отмечается пояснение с указанием документов, на основании которых были внесены изменения.

Если необходимо внести дополнительные сведения об образовании (например, работник со средним образованием во время трудовой деятельности закончил ВУЗ и получил образование высшее), то Инструкция указывает – просто добавить эти сведения к уже имеющимся через запятую. Делать ссылку на подтверждающий этот факт документ закон не обязывает, но и не запрещает.

Заполнение сведений о работе

Сведения о работе отражаются в специальном разделе трудовой книжки. При заполнении сведений о работе полное название предприятия, в котором трудится лицо, указывается в виде заголовка, при этом в первой графе записывается порядковый номер, а во второй – дата приема на работу.

Кроме того, в данном разделе вносятся также сведения о должности, специальности, профессии, а также в четвертой графе указан номер приказа и дата его подписания, на основании которого лицо принято на работу. 

Если гражданин работает по совместительству, то трудовую ведет та организация, где он ведет свою основную деятельность и именно эта запись является первоочередной. А запись о совмещенной работе вносится следующей под очередным номером. 

При изменении названия организации об этом также необходимо внести запись с указанием соответствующего приказа или распоряжения и даты смены названия.

 Период отбывания наказания в виде исправительных работ в непрерывный трудовой стаж не засчитывается.

В этом случае также делается отметка, которая должна гласить, что начиная с даты отбытия этого вида наказания и по дату его окончания этот срок в непрерывный стаж не засчитывается. 

Порядок внесения сведений о награждении

Принцип внесения информации в этом разделе – «Сведения о награждениях» – аналогичен предыдущему разделу.

То есть, сначала в виде заголовка пишется полное название организации, затем в соответствующих графах указываются порядковый номер записи, дата награждения, кем, чем и за какие заслуги награжден работник. В последней графе записывается номер приказа о награждении и дата его подписания.

После увольнения все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у одного работодателя, заверяются его печатью. Такое же правило относится и к сведениям о вознаграждениях. 

В настоящее время награждения и поощрения объединены в один раздел трудовой книжки, тогда как в документе старого образца их различали. Нет определенного правила, какие виды поощрений вносить в книжку нельзя. Поэтому, помимо государственных наград, званий, знаков, дипломов, владелец трудовой может потребовать внести запись о любом поощрении, вплоть до почетной грамоты и благодарности.

Запись об увольнении и основания

При увольнении работника есть два варианта формулировки записи об этом: «Уволен (в связи, за и т.д.)» и «Трудовой договор расторгнут или прекращен (в виду, в связи и т.д.)».

Если работник увольняется по собственному желанию, то формулировка такой записи стандартна и делается она со ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового Кодекса РФ. Когда же увольнение происходит по другим общим основаниям, то формулировки могут быть различны.

В любом случае, запись делается со ссылкой на соответствующие пункт и часть статьи 77 ТК РФ.

Для увольнения работника может быть множество оснований. К наиболее распространенным можно отнести увольнение в связи с истечением срока трудового договора, по соглашению сторон, в порядке перевода по просьбе работника и т.п. Запись делается в день увольнения сотрудника.

Дубликат трудовой книжки

Если книжка закончилась и в ней больше не осталось места для внесения информации, то выдается специальный вкладыш. Сам по себе он недействителен и имеет юридическую силу и значение только с трудовой.

В случаях утери трудовой книжки, негодного состояния документа или наличии неверных данных, законом предусмотрена выдача дубликата.

Дубликат должен содержать информацию, полностью соответствующую той, что содержалась в первичном документе.

Оформляется дубликат трудовой книжки в настоящем месте работы лица, но собрать документы с предыдущих мест трудовой деятельности (а без них внесение сведений в дубликат и подсчет общего трудового стажа невозможны), к сожалению, задача только самого работника единолично.

Организация по закону должна оказать содействие в этом вопросе, но на практике бегает по предыдущим местам работы в поисках необходимых справок только сам человек, которому необходимо оформить дубликат документа.

Источник: https://advokat-malov.ru/trudovoj-dogovor/trudovaya-knizhka.html

Заполнение трудовой книжки в 2019 году: образцы

Как правильно писать в трудовой книжке?

Представляем готовые образцы заполнения трудовых книжек в 2019 году, которые подготовлены в строгом соответствии с ТК РФ.

Трудовики начали штрафовать бухгалтеров и кадровиков за ошибки в заполнении трудовых книжек. Журнал “Упрощенка” поможет исправить ошибки без штрафов:

Образцы трудовых книжек 2019

Правила заполнения трудовой книжки в 2019 году

Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Министерством труда  социального развития РФ от 10 октября 2003 года  № 69.

По Инструкции:

  • записи дат во всех разделах должны производиться арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными).

Например, если работник принят на работу 25 декабря 2017 г. в трудовой книжке делается запись: “25.12.2017”

  • для внесения записей используется перьевая, гелевая или шариковая ручка черного, синего или фиолетового цвета
  • сокращения не допускаются

Например, “пр.” вместо “приказ” и т.д.

  • в разделах “Сведения о работе” и “Сведения о награждении” не разрешается зачеркивать записи, внесенные ранее (даже если они являются недействительными)

Даже маленькая опечатка в трудовой — повод для ПФР не засчитать стаж работника, посмотрите, какие ошибки могут быть опасными, в статьеНестыковки, которые надо исправить в трудовых книжках.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

В случае необходимости изменения какой-либо записи необходимо после последней из них указать последующий порядковый номер, дату внесения новой записи, а затем в графе 3 написать: “Запись за номером таким-то недействительна”.

После этого необходимо внести данные так, как требуется. Например: “Принят по такой-то профессии (должности)”.

Затем в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую работу и т.д.

Если запись об увольнении в трудовой книжке недействительна

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”.

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Электронные трудовые книжки

Идея перехода на электронные трудовые книжки обсуждалась достаточно долго, ведь очевидно, что трудовая книжка на бумажном носителе неудобна как для работника, так и для работодателя.

Более того, Пенсионный фонд РФ ежегодно тратит огромное количество времени для того чтобы перенести сведения из трудовой и обработать их.

На основании вышеперечисленного,  пришли к мнению, что электронный документ действительно удачное решение.

Правительство РФ намерено разрешить использование как  «обычных», так и электронных трудовых книжек. В любом случае, переход будет производиться постепенно, и заполнение трудовых книжек на бумажном носителе все равно остается актуальным вопросом в 2019 году.

Образцы заполнения трудовой книжки в 2019 году

Далее предлагаем ознакомиться с образцами трудовых книжек для различных ситуаций. Обращаем внимание, что в трудовой нельзя писать статьи ТК РФ с сокращениями.

Печать в трудовой ставится только при наличии.

ВЕРНО: Уволена связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

НЕВЕРНО: Уволена связи с сокращением штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Оформление титульного листа

Титульный лист заполняет организация (ИП), работа в которой для работника стала первой в жизни. На титульном листе нужно написать ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения трудовой книжки, ставится подпись работника и подпись человека, который ведет в компании кадровый учет (кадровик, бухгалтер, руководитель или ИП). 

Внесение изменений в титульный лист

Для внесения изменений на титульном листе зачеркните неверное и справа напишите верную надпись по нашему образцу. Поставьте дату и подпись.

Прием на работу

Прием на работу оформляется так. В левой графе поставьте номер записи и дату. В графе “сведения о приеме на работу…” напишите Полное наименовании и сокращенное организации или ИП.

Пример:

  • Общество с ограниченной ответственностью “Альфа” (ООО “Альфа”)
  • Индивидуальный предприниматель А.А. Петров (ИП А.А. Петров)

Далее напишите, в какой отдел принята (если отдела нет, то формулировка — принят на должность…) и должность. Поставьте в крайней правой колонке дату и номер приказа.

Перевод на другую должность

Перевод на другую должность оформляется приказом. Образец книжки смотрите ниже.

Увольнение по собственному желанию работника

Увольнение оформляется в строгом соответствии с ТК РФ. При этом нужно написать, на основании какой статьи ТК РФ уволен работник. Если допустить ошибку здесь, то работник может оспорить увольнение в суде. Нельзя сокращать надпись.

Формулировка должна быть такая: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Ниже этой надписи ставится подпись кадровика и подпись работника.

Обратите внимание, что при увольнении в книжке ставится подпись кадровика и работника.

Увольнение в связи с сокращением штата

Для увольнения по сокращению штата формулировка должна быть такой: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Ошибка в названии компании

В трудовой книжке вы указываете полное и сокращенное название компании в виде заголовка — до записи о приеме на работу (п. 3.1 Инструкции № 69). Нестыковки в названии нужно исправлять, чтобы ПФР не лишил работника стажа в вашей компании. Название в книжке может отличаться от устава, если фирма внесла изменения в ЕГРЮЛ или ошибочно написала сведения.

Фирма сменила название. Напишите, что организация переименована, и укажите реквизиты документа, на основании которого фирма сменила название.

Вы ошиблись в названии. Если ошибочное название вы заполнили до записи о приеме на работу, то аннулируйте запись. Для этого сделайте запись без номера о том, что в наименовании допущена ошибка (см. образец 6 ниже). Неверное название зачеркивать нельзя.

Робот-пылесос при подписке на “Упрощенку”!

Сегодня при подписке на журнал «Упрощенка» — сразу два подарка: Робот-пылесос + 2 дополнительных месяца подписки.

  • Счет на «Упрощенку» + 2 подарка →

Источник: https://www.26-2.ru/art/351866-zapolnenie-trudovoy-knijki-2019-obraztsy

Заполнение трудовых книжек по инструкции – рассмотрим правила

Как правильно писать в трудовой книжке?

Трудовая книжка – главный документ, содержащий все сведения о профессиональной деятельности человека. Трудовая важна для отслеживания общего стажа, что пригодится, когда человек достигнет пенсионного возраста и будет оформлять пенсию.

При ведении и оформлении при приеме на работу этого документа необходимо придерживаться требований официально принятого Постановления РФ под номером 225 от 16 апреля 2005 года. В нем четко прописаны все инструкции, которые надо соблюдать при заполнении трудовых книжек.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Кто является ответственным?

При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам.

В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.

Чаще всего это:

  • кадровые работники;
  • делопроизводители;
  • непосредственно работодатель;
  • бухгалтера.

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

На титульном листе надо указать:

  1. ФИО – обязательно полностью, не сокращая;
  2. дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
  3. сведения об образовании – в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень – высшее, либо средне-специальное или среднее;
  4. графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
  5. дата заполнения – ее пишут или полностью цифрами, или так – число и год цифрами, месяц – словом;
  6. далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
  7. затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
  8. печать директора, работодателя – необходимое условие, без этого трудовая недействительна.

Вся написанная информация должна быть четкой, разборчивой, почерк – красивым и эстетичным, буквы и цифры – не слишком мелкими, но и не крупными.

Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш.

Часто встает вопрос – какими чернилами разрешено вносить все данные в документ. Особых сложностей нет – позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

  • с шариковым стержнем;
  • обычные гелевые;
  • перьевые.

Главное – чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного. Поэтому надо быть предельно аккуратным.

Как правильно заполнять трудовые?

При заполнении трудовой впервые порядок такой:

  1. Внесение информации на титульный лист – с включением первичных данных о работнике, со сверкой по данным из паспорта и документа, подтверждающего уровень образования.
  2. Следующий ответственный шаг – внесение информации в раздел с записями о работе.
  3. Раздел подлежит заполнению каждый раз, когда человек официально меняет место профессиональной деятельности.

    Сначала пишется точное и полное название учреждения. В некоторых организациях ставят специальный штамп с названием, и писать от руки ничего не нужно.

  4. Следующий шаг – вносится запись, фиксирующая тот факт, что лицо официально заступило на работу.

Графа 1 «Номер записи» содержит нумерацию всех записей.

Графа 2 – «Дата». Там ставят обязательно цифрами точную дату заступления работу, при этом число не должно иметь разногласий с трудовым договором.

Графа 3 – самая длинная. Здесь нужно аккуратно вписать, на какую конкретно должность будет оформлен человек.

Графа 4 содержит основание для приема на работу – это приказы, изданные руководителем. Сначала пишут название, а далее – его номер, и точную дату – цифрами.

Точно таким образом происходит внесение информации относительно перевода работающего на другую должность, либо в другой отдел одного учреждения.

Раздел с информацией о поощрениях заполняется по аналогии:

  • сначала – номер, под которым оформляется запись, цифрами – непосредственно дата поощрения;
  • вид поощрительных действий – к примеру, благодарность, кем выдано и мотив;
  • документ, обосновывающий поощрение – приказы, постановления.

Частые ошибки

По данным статистики, самые частые ошибки и неточности возникают в заполнении «Сведений о работе». Что в таком случае делать?

  1. После некорректной записи надо поставить номер по хронологии.

  2. В графе «Дата» написать адекватную информацию.
  3. В «Сведениях о работе» следует вписать информацию такого типа – запись под номером (указать его) считать недействительной.

  4. В последней графе написать распорядительный акт, с указанием номера и даты.

Если книжка оформляется с чистого листа и допускается ошибка, ее можно уничтожить с заполнением соответствующего акта. А в новой книжке все заново пишут без ошибок.

Ситуация может осложниться тем, что работающий до нахождения неточности ушел работать в другое учреждение.

В таком случае надо действовать по алгоритму:

  1. в нужной графе вписывается номер по порядку;
  2. создается запись, подтверждающая прежнюю недействительной;
  3. ставится следующий по хронологии номер и записывается адекватная информация – запись с устраненной ошибкой;
  4. вносится дата именно исправления;
  5. в графе под номером 4 делается обоснование в виде приказа с номером и датой.

Любые изменения в трудовой книжке делаются через соответствующий приказ.

Часто возникают ошибки с правильностью имен, фамилий. Такие неточности могут создать проблемы в будущем.

Алгоритм действий в таком случае следующий:

  • неправильные данные аккуратно зачеркивают одной чертой посередине;
  • на развороте оформляют надпись подобного содержания: «Исправленному Афонасьева на Афанасьева верить»;
  • вписывают ссылку на соответствующий распорядительный акт;
  • ставят подпись руководителя, штамп.

Смена фамилии

Смена фамилии также требует внесения изменений в бланк. Сначала пишется приказ, в основании которого – новый паспорт либо свидетельство, подтверждающее вступление в брак.

Далее старая фамилия работника аккуратно перечеркивается одной линией, а сверху четко и разборчивость пишут новую. Слева, ближе к углу обложки на первом развороте, пишут относительно смены фамилии с указанием основания.

Как сделать выписку из книжки?

Выписка – это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой.

Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например – копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности.

Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований:

  1. Если она составляется вручную – на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа.
  2. Потом переходят к внесению информации о местах работы.
  3. Важно указать то, что человек работает в конкретном учреждении по настоящее время.

  4. Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки.
  5. Аналогично поступают и с рукописным вариантом.

  6. Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту – приказу.

Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь.

Книга учета движения трудовых книжек

В каждом учреждении должна вестись эта книга. Главное назначение документа – контроль за трудовыми книжками в учреждении. Книга учета ведется при соблюдении требований:

  1. на страницах ставятся номера;
  2. книга прошивается, скрепляется бумажной пломбой, на которой ставится число страниц, подпись и печать руководителя.

Оформление при увольнении

В трудовую делают запись, которая должна производиться непосредственно в день завершения профессиональной деятельности в этом учреждении.

Порядок оформления:

  • пишется номер с учетом требований хронологии;
  • в графе 2 надо поставить дату увольнения – только цифрами;
  • в графе 3 запись начинается со слов «Уволен», либо «Трудовой договор расторгнут», дальше идет законодательное основание – статья, пункт, часть Трудового кодекса;
  • само основание для прекращения действия договора должно быть написано, как в Трудовом кодексе;
  • в последней графе пишут распорядительный акт;
  • далее следует подпись ответственного и печать учреждения;
  • ниже ставится подпись того, кто непосредственно увольняется – так человек соглашается забрать трудовую книжку себе.

Источник: https://bizakon.ru/kadry/instruktsiya-po-zapolneniyu-trudovyh-knizhek.html

Как правильно заполнить трудовую книжку – пошаговая инструкция

Как правильно писать в трудовой книжке?

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост.

№ 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г.

Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета.

Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях.

Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев.

Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый.

В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров.

В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы.

При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью.

Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей.

Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

  • паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
  • диплом об образовании;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • свидетельство ИП или Устав организации;
  • гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

  1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
  2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
  3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

  • названия компании (вкл. правовую форму);
  • типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

  • Ф И О владельца;
  • дату рождения (в числовом выражении);
  • уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, указанной в дипломе;
  • дату открытия трудовой книжки;
  • подпись сотрудника;
  • подпись лица, заполнявшего документ;
  • гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2019:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

  1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
  2. Дату приема на работу и других событий.
  3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
  4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

  1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
  2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
  3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
  4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1234
Открытое акционерное общество «Авелан»
427 02 2016Принята на работу на должность юрисконсультаПриказ № 7/К от 27.02.2016 г.
12 08 2016Переведена на должность старшего юрисконсульта

Источник: https://otdelkadrov.online/4935-osnovnye-pravila-obrazets-zapolneniya-trudovoi-knizhki-v-year-godu

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.